年間計画が立てられない　〜業務の隙間がない介護現場の現実

介護施設の多くが、「法定研修の年間計画は“作ること”自体が難しい」と感じているのではないでしょうか。
第１回では、法定研修が「制度として義務づけられている」一方で、「現場では実施が回らない」現状を整理しました。

今回はその中でも、最初のハードルとも言える「年間計画が立てられない理由」と、「どうすれば形骸化しない計画が作れるのか」について考えていきます。

■ 年間計画が“絵に描いた餅”になる理由

厚生労働省が定める法定研修のテーマは、年間を通じて計画的に実施することが求められています。実際、多くの施設では毎年「年間研修計画表」を作成し、事業所内研修の実施日・内容を月単位で記載しているでしょう。

しかし、その計画は本当に「実施できる前提」で作られているでしょうか。現場の声を拾っていくと、次のような声が上がります。

  • 「実施日を決めても、その日になると人が足りない」
  • 「出勤しているのに急遽対応が入り、研修を離脱せざるを得ない」
  • 「夜勤明けの職員を無理に研修に参加させて、かえって不満を招いた」
  • 「外部講師を手配しても、結局一部しか参加できない」

こうして、「計画はあるが実施できない」という構図が日常的に発生しています。

■ “計画が立てられない”構造的要因

ここで、年間計画が立てられない／実行できない主な原因を整理してみましょう。

① 24時間365日稼働のシフト制が基本

介護施設では、常に誰かが利用者のそばにいなければなりません。

そのため、「全職員を一度に集めて研修する」ことは、ほぼ不可能です。

早番・日勤・遅番・夜勤といったシフトは複雑に組まれており、それに加えて職員の有休取得や急な欠勤など、変数は常に存在します。これでは、いくら計画表上で“全職員が集まる日”を想定しても、現実的には崩れやすいのです。

② 現場の「人手不足」が計画を妨げる

多くの施設では、通常業務自体がぎりぎりの人員で回っています。
そこに“研修のための時間”を捻出するのは簡単ではありません。

とくに新人研修やOJTが重なる時期、事故報告が集中する月、行政指導の対応などが重なると、研修どころではなくなります。

③ 計画を“組む人”が業務に追われている

実は、研修の年間計画を立てる研修担当者や主任職員自身が、現場の実務と兼務していることがほとんどです。

  • 曜日調整、講師調整、会場調整、資料準備、回覧、記録、報告書…
  • 全職員に周知し、未参加者へのリマインド、振り返り実施

こうした作業を「余った時間で何とかする」という運用では、精度の高い計画は立てられません。
計画が表計算ソフトや紙の書類にとどまり、実行に結びつかないことが起こりやすいのです。

■ 計画は「予定表」ではなく「仕組み化」で初めて回る

では、どうすれば年間研修計画は“絵に描いた餅”にならず、現場に定着するのでしょうか。

鍵となるのは、「時間と人数の制約」を前提とした、研修の仕組み化です。
具体的には、以下の２つの考え方が重要です。

【1】個別受講前提の設計

集合研修の形を守ろうとするから、計画が立てにくくなるのです。

むしろ、職員が「各自のペース・時間帯」で「自席やスマホで研修できる」仕組みにすれば、参加可否を気にして予定を調整する必要がなくなります。

この発想の転換により、「いつ・誰が受けてもよい」柔軟な計画を作ることが可能になります。

【2】計画と受講が“連動する”管理システム

計画を立てたら、次はそれを「いつ、誰が、どこまで受講したか」まで連動して追えるようにする必要があります。

eラーニングをベースとした研修管理システムでは、

  • 年間計画として研修コースを配信予約
  • 受講者には自動通知とリマインド
  • 管理者は履修状況をリアルタイムで確認
  • 未受講者へフォロー案内もワンクリック

といった運用が可能になります。

■ 年間計画の「形式」から「戦略」へ

研修の年間計画というと、形式的に「月に１回何かやる」といったペースで考えられることが多いですが、本来あるべき姿は「施設が育てたい職員像に合わせた教育戦略」としての計画です。

たとえば、

  • ４月：新任者向けに虐待防止と接遇
  • ６月：事故防止とリスクマネジメント
  • ８月：感染症対策
  • １０月：身体拘束廃止と意思決定支援
  • １２月：認知症の理解と関わり方
  • ２月：災害時対応とBCP（事業継続計画）

といったように、施設全体の課題や年間行事・季節性を踏まえて戦略的に組まれている計画であれば、職員にも研修の意味が伝わりやすくなります。

eラーニングは、「計画→配信→受講→記録」の流れをすべてデジタルで統合するため、このような教育戦略の運用に適しています。

■ 計画があるから、育成が回る

「計画を立てたけど、やれなかった」ではなく、
「仕組みで回しているから、やりきれている」

そんな施設運営が求められています。

計画を作ることをゴールにせず、「どう回すか」まで視野に入れたeラーニング活用により、法定研修の本来の目的──すなわち「職員一人ひとりが、より良いケアを提供する力をつけること」──に立ち返ることができるのです。

次回（第３回）は、「受講率が上がらない──法定研修の『履修漏れ』の構造」に迫ります。
履修率の管理の難しさと、eラーニングによる「見える化」の可能性について解説していきます。

OJTをより効果的に活かすためには、準備された知識の土台が欠かせません。


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